Yusak Anshori – Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
KOMUNIKASI merupakan kegiatan sehari-hari yang acapkali dianggap remeh karena setiap orang melakukannya dengan mudah.
Di dalam perusahaan komunikasi bisa menjadi permasalahan ketika tidak dilakukan dengan baik dan benar karena komunikasi melibatkan banyak orang.
Ketika suatu permasalahan terjadi di perusahaan, dengan enteng kita bisa mengatakan, “Ah…itu kan hanya masalah komunikasi”. Nyatanya, setelah dikomunikasikanpun masalah tetap terjadi dan terus terjadi.
Di sebuah perusahaan yang berisikan orang dengan berbagai macam latar belakang pendidikan dan budaya.
Sebuah komunikasi bisa menciptakan “permasalahan laten” artinya kita mengetahui bahwa ada permasalahan yang disebabkan oleh komunikasi dan kita berusaha untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Ironisnya setelah masalah tersebut selesai, dikemudian hari muncul lagi masalah yang lain yang disebabkan oleh komunikasi juga.
Keadaan ini terjadi lagi dengan dengan kasus yang berbeda dengan kurun waktu yang berbeda pula.
Sebagai contoh, seorang manager menyuruh bawahannya untuk mengerjakan sebuah laporan kepada anak buahnya bernama Paijo.
Jika dituangkan dengan kalimat percakapan misalnya seperti berikut: “Paijo, kerjakan laporan ini dan harus selesai secepat mungkin” kata si manajer. Paijo menjawab “Baik pak”.
Besoknya si manager menanyakan kok belum ada laporan di mejanya. Manajer menanyakan “mana laporan yang saya minta kemarin”.
Paijo menjawab “Lho…saya pikir untuk besok lusa pak”.
Kemudian Manajer menjawab agak membentak “Bukannya kemarin saya bilang secepat mungkin?”.
Paijo menjawab “Menurut saya laporan tersebut tidak bisa dikerjakan dalam waktu sehari.
Bapak mustinya kan tahu laporan tersebut banyak berkaitan dengan divisi lain di perusahaan ini. Menurut saya paling cepat tiga hari, itupun kalau divisi lain membantu”.
Jika waktu penyelesaian tidak ada masalah, yang sering muncul kemudian adalah masalah laporan yang dikerjakan.
Setelah laporan selesai dibuat oleh Paijo dan diberikan ke manajer. Si Manajer mengatakan “Wah..bukan laporan ini yang saya maksud.
Ini kan laporan bulanan. Saya menginginkan laporan tahun untuk bahan saya membuat presentasi ke kantor pusat”.
Meskipun secara verbal manajer sudah berkomunikasi dengan Paijo tetapi komunikasi tidak berjalan baik karena si Manajer BERASUMSI Paijo sudah mengerti apa yang diinginkan.
Menurutnya Paijo seharusnya paham kalau dia bilang secepat mungkin berarti harus kurang dari satu hari (ASUMSI Manajer).
Sebaliknya Paijo BERASUMSI bahwa manajernya seharusnya tahu bahwa mengerjakan laporan yang dia minta tidak dapat selesai dalam waktu sehari karena melibatkan divisi lain yang diluar kapasitasnya dia untuk “memaksa” memberikan data yang dibutuhkan Paijo.
Di sini paijo BERASUMSI seharusnya manajer sudah mengetahui kalau secepat mungkin itu berarti paling cepat tiga hari.
Dari kasus diatas dapat kita lihat sebenarnya tidak ada komunikasi yang baik diantara keduanya, yang ada masing-masing berasumsi sehingga masing-masing merasa orang lain sudah tahu apa yang dipikirkan.
Untuk menghindari masalah diatas ada beberapa hal yang perlu di perhatikan. Pertama, Jangan berpikir orang lain mengerti apa yang kita maksudkan tanpa kita menjelaskan secara baik tentang maksud dan tujuan kita.
Kedua, jika kita menginginkan sesuatu harus disampaikan dengan SMART singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Rational, Time frame.
Artinya jika kita menyuruh sesuatu kita harus menjelaskan secara spesifik apa yang kita inginkan, pada contoh kasus diatas kita meminta secara sepesifik untuk membuat laporan apa (bulanan / tahunan?).
Kemudian harus terukur (Measurable), jangan mengunakan istilah yang tidak terukur misalnya secepatnya, as soon as possible (ASAP), dsb. Gunakan dengan patokan yang jelas misalnya harus selesai dalam waktu sehari.
Di samping itu harus achievable, artinya apakah orang yang kita beri tugas mengerjakan laporan kita ini mampu mengerjakan laporan yang kita inginkan lebih cepat dari yang seharusnya.
Jika biasanya laporan tersebut dibuat dalam waktu tiga hari kita minta dua hari harus selesai, mungkin ini masih dapat kita kategorikan sebagai achievable.
Akan tetapi jika kita menghendaki dalam waktu dua jam harus selesai ini berarti tidak achievable.
Hal ini berkiatan dengan kata berikutnya yaitu Rasional, apakah yang kita minta ini rasional.
Jika laporan yang biasanya selelsai dikerjakan tiga hari kemudian kita minta dua jam harus selesai, maka hal ini disebut tidak rasional.
Tetapi jika kita minta laporan itu dapat diselesaikan dalam tempo dua hari hal ini masih dapat digolongkan sebagai rasional.
Semua hal tersebut diatas harus dikerjakan dengan time frame yang jelas misalnya dengan menyebutkan tanggal dan jam serta tempat di mana laporan tersebut diberikan.
Karena ketidakjelasan time frame, dalam praktek banyak yang memberikan jawaban bahwa sebenarnya tugas sudah selesai tetapi belum di print.
Ada juga yang mengatakan sebenarnya sudah ada dalam pikiran saya tetapi belum saya ketik.
Yang lain mengatakan sebenarnya sudah selesai tinggal merapikan saja. Intinya adalah sudah tetapi belum.
Ketiga, untuk hal-hal yang sifatnya sangat penting ada baiknya kalau kita menanyakan kembali tugas yang kita berikan untuk memastikan bahwa apa yang kita maksud diterima persis sama oleh orang yang kita suruh untuk melakukan tugas yang kita berikan.
Beberapa orang menganggap hal semacam ini memperlakukan orang kayak anak-anak, tetapi hal ini jauh lebih baik daripada pekerjaan tidak terlaksana.
Karena masing-masing berasumsi kemudian harus mengulang lagi karena pekerjaan yang dihasilkan tidak sesuai dengan harapan.
Oleh karena itu berkomunikasilah secara SMART dan tidak berasumsi agar anda tidak sakit hati. (*)
